Руководитель секретариата

Имя

Юлия

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Дубна

Заработная плата

от 50 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Среднее

Опыт работы

20 лет 7 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

48 лет   (1 января 1977)

Опыт работы

Период работы

июль 2018 — июль 2021   (3 года 1 месяц)

Должность

Начальник отдела делопроизводства

Компания

ООО "Первая Экспедиционная Компания"

Обязанности

Координация работы отдела (8 делопроизводителей, 8 курьеров); контроль работы системы электронного документооборота, методическая поддержка пользователей; разработка, нормоконтроль, согласование и контроль исполнения ВНД; контроль исполнения ОРД и поручений директора компании, ежедневная/еженедельная отчетность по исполнению.

Период работы

сентябрь 2015 — июль 2018   (2 года 11 месяцев)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО "Аптос групп"

Обязанности

Документационное обеспечение руководства.

Разработка и внедрение локальных нормативных актов, инструкций, номенклатуры дел и проч.

Ведение делопроизводства, в том числе внедрение и контроль работы с электронным документооборотом (1C:Документооборот). Контроль исполнения поручений и решений руководства.

Тревел-поддержка руководства, сотрудников и приглашенных лиц.

Разработка и предоставление отчетности, контроль сроков предоставления отчетности сотрудниками компании.

Временное замещение сотрудников отдела маркетинга, кадров.

Обеспечение жизнедеятельности офиса (канцтовары, вода и проч.)

Период работы

июль 2014 — сентябрь 2015   (1 год 3 месяца)

Должность

Начальник сектора территориальных опросов

Компания

ООО "Электронная Москва", проект "Активный гражданин"

Обязанности

Координация и контроль работы контент-редакторов, сроковый и качественный контроль исполнения указаний и распоряжений, разработки опросов.

Организация сбора и предоставление материалов и информации, необходимых для организации опросов, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов по запросу руководителя проекта. Первичный анализ информации, в том числе статистических данных.

Взаимодействие с органами власти в части согласования опросов, а также по направлению, указанному руководителем проекта.

Организация документационного и технического обеспечения проекта.

Подготовка и планирование графика опросов. Ведение графика опросов (городских, районных, окружных) в электронном виде. Контроль сроков проведения и закрытия опросов, своевременного предоставления статистики и размещения новостей по прошедшим опросам.

Составление, редактирование и оформление формы опросных листов, вычитка текстов опросов. Отслеживание и контроль своевременного внесения изменений в версии опросов в ходе их согласования с органами власти.

Обеспечение своевременного сбора, накопления, распространения, хранения и последующего использования информации проекта.

Аккумуляция и предоставление отчетности о работе проекта в соответствии с установленными требованиями, контроль сроков предоставления отчетности сотрудниками подразделения.

Планирование дня руководителя, графика встреч.

Участие в управлении расходами по проекту в соответствии с бюджетом движения денежных средств.

Организация взаимодействия с органами государственной власти для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя. Представление руководителя проекта в государственных органах, с правом получения/передачи документов/информации в рамках Проекта.

Период работы

декабрь 2013 — июль 2014   (8 месяцев)

Должность

Руководитель отдела документооборота

Компания

ООО "Ди Ви Ай Холдинг"

Обязанности

• Создание, поддержка функционирования и оптимизации системы единого документооборота группы компаний, в том числе электронного документооборота.

• Разработка и внедрение положений, регламентов, инструкций по документообороту, номенклатуры дел и прочих документов по вопросам деятельности подразделения.

• Внедрение стандартов унификации документов.

• Контроль и оптимизация документопотоков группы компаний.

• Обеспечение методической работы с сотрудниками по вопросам документооборота.

• Разработка и утверждение планов проверок/работы комиссий по проверке организации делопроизводства в структурных подразделениях. Организация работы комиссий.

• Координация и контроль деятельности подчиненных сотрудников. Замещение подчиненных сотрудников в периоды их отсутствия.

Период работы

декабрь 2012 — декабрь 2013   (1 год 1 месяц)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО "Стриминвест"

Обязанности

• Подготовка к внедрению системы электронного документооборота в компании.

• Ведение делопроизводства (объем ниже 10 т. документов/год). Создание и ведение электронного архива договоров и уставных документов компании. Создание номенклатуры дел компании с нуля.

• Подготовка документов на подписание/согласование руководителя. Контроль исполнения поручений руководителя. Ведение отчетных документов о ходе исполнения.

• Организация и обеспечение внешних и внутренних встреч, совещаний, собеседований, телефонных переговоров.

• Осуществление переводов писем зарубежным партнерам.

• Travel-поддержка руководителя. Оформление виз и паспортов для руководства и членов их семей. Финансовая отчетность по командировкам.

Период работы

январь 2001 — декабрь 2012   (12 лет)

Должность

Старший специалист/и.о. начальника отдела

Компания

ОАО "МегаФон"

Обязанности

Фактическое исполнения обязанностей помощника руководителя - директора департамента. Перевелась на должность старшего специалиста службы новых продуктов и услуг с позиции И.О. начальника сектора электронного документооборота.

Административная деятельность в целях работы службы, а также выполнение задач бюджетного контролера в его отсутствие. Отслеживание сроков поступления и оплаты первичных бухгалтерских документов и актов сверки контрагентов, согласование договоров в эл. системе SAP, инициированных исполнителями в подразделении, контроль документооборота договоров и других (внутренних) документов, инициированных исполнителями в подразделении. ;

Выгрузка данных из SQL и составление еженедельных отчетов по задолженности контрагентов для финансового департамента и департамента безопасности. ;

Создание и контроль поручений по контрольным документам по подразделению в системе корпоративного документооборота Hummingbird. Внутренний документооборот в подразделении. ;

Ведение табеля по учету рабочего времени сотрудников подразделения в системе SP HR, составление графика отпусков в подразделении. Заказ канцтоваров, ведение внутреннего документооборота в LiveLink, оформление больничных листов сотрудников подразделения. ;

Выполнение поручений директора службы. Фактически исполнение функций помощника руководителя. ;

Подготовка и реализация крупных общефедеральных проектов, связанных с новыми направлениями бизнеса компании. ;

Работа над дополнительными задачами по организации приема платежей в роуминге. ;

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый), Немецкий (Базовый)

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

2020

ОЧУ "Специалист"

Центр компьютерного обучения при МГТУ им. Баумана, Руководитель подразделения

2017

ОЧУ "Специалист"

МГТУ им. Баумана, Помощник руководителя

2015

Возможности прикладного решения "1С:Документооборот 8" для организации электронного документооборота

1С:Учебный Центр № 1, Электронный документооборот

2013

Делопроизводство (документационное обеспечение управления)

Центр компьютерного обучения при МГТУ им. Баумана

2012

Английский язык Intermediate

Центр иностранных языков АКЦЕНТ

2007

Расширенные возможности MS Excel 2003

Центр компьютерного обучения при МГТУ им. Баумана

2007

Расширенные возможности MS Word 2003

Центр компьютерного обучения при МГТУ им. Баумана

Навыки и умения

SAP, SAP R3, SQL (пользовательский интерфейс), Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Excel, Hummingbird Exceed, BSBase, ИБС/ИБР (биллинг), 1C:Документооборот

Обо мне

Аналитический склад ума, гибкое мышление, работоспособность, могу работать как в команде, так и самостоятельно, готова выстраивать с нуля и оптимизировать существующие рабочие процессы, в короткие сроки осваиваю и применяю новый функционал

Портфолио